Yritystoiminnan aloittamiseen on jo jonkin aikaa julkisuudessa ollut myönteinen vire. Kun tällainen ajatus kypsyy pienen ryhmän kesken yrityksen perustamiseksi, nämä pitää aina tehdä:
- laadi osakassopimus
- järjestä yhtiön hallinto ja
- vaali aineettomia oikeuksia.
Ilman näitä toimia ei voi luvata yhtiölle pitkää toimintaikää saati menestystä.
Osakassopimus
Osakassopimuksessa on syytä sopia, mihin toiminnassa tähdätään ja mikä on kunkin osakkaan rooli. On myös syytä määrittää, miten päätökset tehdään ja miten mahdolliset voitot jaetaan. Jos ja kun ongelmia ilmaantuun, pitää sopimukseen kirjata miten osakassopimusta muutetaan ja miten lunastusasiat riita ja exittilanteissa järjestetään.
Joka tapauksessa osakkaiden väliset riidat on ehdottamasti ohjattava luottamukselliseen välimiesmenettelyyn ottamalla sopimukseen tästä nimenomainen ehto.
Yhtiön hallinto
Yhtiön hallinto on syytä aina perustamissopimuksen allekirjoittamista alkaen järjestää asianmukaisesti. Pelkkä kirjallisen hallintomapin tai sähköisen kansion ylläpitäminen jo riittää. Hallituksen kokousten pötäkirjat on laadittava ja pidettävä tallessa. Sama koskee kaikkia yhtiön tekemiä sopimuksia.
Jos yhtiön toiminta kasvaa ja mukaan tulee rahoittajia ja/tai uusia omistajia, tarkistetaan yhtiön hallintoon kuuluvat asiakirjat. Jos nämä ovat skannattuina, ne on helppo antaa tarkistettaviksi.
Aineettomat oikeudet (IPR)
Aineettomat oikeudet (IPR) ovat monesti ainoa omaisuus, jota esim. IT-toimialan toimijalla on. Niiden oikeaaikainen suojaaminen esim. rekisteröinnin kautta on tärkeää. Ne IPR-oikeudet, jotka eivät ole suojattavissa, on pidettävä tiukasti vain yrityksen tiedossa. Ulkopuolisille tahoille ei tule luovuttaa tietoja ilman salassapitosopimuksen tekemistä.
Samalla sopimukseen on syytä ottaa sopimussakko, joka on riittävän suuri sanktioksi sopimuksen rikkomisesta. Osakas ja työsopimuksiin pitää ottaa ehto IPR:ien siirtymisestä työnantajalle. Työsuhdekeksinnön siirtyminen työnantajalle edellyttää kuitenkin kohtuullisen kompensaation maksamista työntekijälle.
(julkaistu loppuvuodesta 2014 Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskunnan (LTKY) julkaisemassa Aalef-lehdessä)
